為規范公司采購人員為合作實體店采購計算機軟硬件及輔助設備批發相關產品的行為，明確流程、權責與標準，確保采購活動高效、透明、合規，并保障公司與合作方的共同利益，特制定本辦法。

一、 總則

1. 目的與適用范圍：本辦法適用于本公司所有采購人員，為其負責的、與合作實體店相關的計算機、服務器、網絡設備、外圍設備、存儲設備、各類正版軟件及技術輔助設備等批發采購業務。
2. 核心原則：采購活動須遵循“公開透明、公平競爭、公正擇優、誠實信用、成本效益、合規合法”的原則，確保所購產品符合合作方需求、行業標準及國家法律法規。

二、 采購流程規范

1. 需求確認與計劃制定：

• 采購人員須與合作實體店指定對接人進行充分溝通，明確其具體需求，包括設備型號、技術參數、性能指標、數量、預算范圍、交付時間、售后服務要求等，并形成書面《采購需求確認單》，經雙方簽字確認。

• 根據確認的需求，制定詳細的《采購計劃書》，明確采購方式、潛在供應商評估標準、時間節點等，報請部門負責人及公司相關管理層審批。

1. 供應商選擇與評估：

• 原則上應通過公開詢價、競爭性談判或招標等方式選擇供應商。對于長期合作、信譽良好的優質供應商，可按公司規定采用簡化流程，但須保留完整的比價或議價記錄。

• 供應商評估應重點考察其企業資質、授權證明（特別是品牌代理資質）、產品質量、市場價格、供貨能力、技術支持和售后服務水平等。

1. 合同簽訂與訂單執行：

• 確定供應商后，須按照公司合同管理規定簽訂正式的采購合同或訂單。合同內容應清晰載明產品清單、規格、單價、總價、交付與驗收標準、付款方式、保修條款、違約責任等。

• 采購人員負責跟蹤訂單執行，督促供應商按時保質交貨，并協調物流運輸至合作實體店指定地點。

1. 到貨驗收與入庫：

• 貨物送達合作實體店后，采購人員應會同合作方指定人員依據合同和《采購需求確認單》進行現場驗收，核對數量、型號，檢查外觀及基本功能。涉及復雜設備或軟件的，可協調供應商技術人員共同參與。

• 驗收合格后，雙方簽署《到貨驗收單》。合作方完成其內部入庫或接收手續，并將驗收單副本反饋至公司采購部門備案。

1. 付款申請與歸檔：

• 采購人員憑生效的合同、驗收合格單據、供應商發票等完整憑證，按照公司財務流程提交付款申請。

• 整個采購流程中的所有文件，包括需求單、計劃書、詢價記錄、合同、驗收單、溝通記錄等，須及時整理歸檔，確保采購過程的可追溯性。

三、 采購人員行為準則

1. 廉潔自律：嚴禁采購人員接受供應商的任何形式的回扣、傭金、有價證券、貴重禮品或不當利益輸送。嚴禁任何可能影響公正采購的私人關系介入。
2. 信息保密：對合作方的采購需求、預算信息及公司的采購策略、供應商信息等負有保密義務，不得泄露給無關方。
3. 專業負責：應不斷學習計算機軟硬件產品知識，了解市場動態和技術發展趨勢，為合作方提供專業、負責任的采購建議。
4. 維護關系：作為公司與合作實體店的重要紐帶，應積極溝通，及時反饋問題，維護良好的合作關系。

四、 特殊情形處理

1. 緊急采購：遇合作方緊急需求（如設備突發故障需緊急替換），可啟動快速采購通道，但事后須補全審批和說明手續。
2. 退換貨與售后服務：采購人員負責協調處理合作方提出的產品質量問題、退換貨要求及合同約定的售后服務事宜，積極維護合作方權益。
3. 市場變化：如遇市場價格劇烈波動或產品更新換代，應及時與合作方溝通，協商調整采購方案。

五、 監督與責任

1. 公司采購部、財務部及審計部門有權對本辦法的執行情況進行定期或不定期檢查。
2. 對于違反本辦法規定的采購人員，公司將視情節輕重給予警告、通報批評、經濟處罰、調離崗位直至解除勞動合同等處理；涉嫌違法的，將移送司法機關處理。
3. 因采購人員失職、瀆職或違規操作給公司或合作方造成經濟損失的，須承擔相應的賠償責任。

本辦法自發布之日起實施，由公司采購部負責解釋與修訂。